Iedere organisatie is ooit begonnen met een idee. Vraag 10 personen wat de term innovatie betekent en je krijgt waarschijnlijk 12 verschillende antwoorden. De term Idea management is iets wat meer tot de verbeelding spreekt en naar mijn mening ook minder vervuild is geraakt. Dit artikel gaat over idea management. Idea management valt feitelijk onder innovatie management. In de basis is de definitie die ik geef aan idea management:

“Het managen van alle ideeën voor een organisatie door middel van een gestructureerd proces: genereren, selecteren, collaboreren en organiseren van ideeën”

Idea management valt onder innovatie management. Onder innovatie management vallen, naast idea management, ook onderwerpen zoals: innovatiestrategie ontwikkeling en cultuur van innovatie. Uiteindelijk is het doel van idea management het realiseren van de beste ideeen. Dat betekent in de praktijk meestal dat de uitdaging ligt op het genereren van veel opties, maken van de beste keuzes en de beste ideeen ook realiseren.

Waarom is idea management essentieel?

Idea management is essentieel voor iedere organisatie, omdat dit de basis is van ontwikkeling en groei. Iedere ontwikkeling van een organisatie wordt geboren uit een idee. Veel ideeën komen en gaan gemakkelijk. Ideeën zijn er in de basis in overvloed als het juiste proces gevolgd wordt. Het is een misvatting dat je slechts één idee nodig hebt. In de praktijk heb je altijd meerdere ideeën nodig om tot het beste resultaat te komen. Hier heb je een proces/structuur voor nodig anders vallen mensen snel in oude en actie gedreven patronen. Door dit proces van ideeën bedenken meer te structureren genereer je meer en betere ideeën en wordt het besluitproces om te komen tot de beste oplossingen ook beter. Dit scheelt veel tijd en geld. Organsaties die dit door hebben bewegen veel sneller dan traditionele organisaties.

Is het menselijk?

Wij als mensen hebben de neiging aan de haal te gaan met ideeën of goede oplossingen. We worden namelijk verliefd op onze eigen ideeën en andere ideeën worden dus meestal slechter ervaren dan je eigen ideeën. Verder zijn we erg ongeduldig en worden er te snel keuzes gemaakt op te weinig ideeën. Verder vinden wij het lastig om ideeën op waarde in te schatten. Vaak worden ideeën waarvan het risico op falen hoog is en ook de investering hoog is eerder gekozen in vergelijking met ideeën die bijvoorbeeld een hoge impact hebben en een lage investering. Dit zijn soms de ideeën die al vaker genoemd zijn of ideeën die anderen al doen. Ze worden als minder leuk ervaren omdat we liever met iets uitdagends aan de slag gaan dan iets te doen wat al meer comfortabeler is. Dit geldt overigens niet voor alle type mensen.

Het gestructureerd managen van ideeën zorgt ervoor dat naast de emotionele tegenwerkingen ook juist gekeken wordt naar de logische waarde die vasthangt aan ideeën. Bijvoorbeeld door het scheiden van de ideegeneratie en de selectie. Door dit door andere mensen te laten doen zorgt het gelijk voor een beter resultaat. Maar dat moet je dan wel goed managen (of regisseren).

Eenmalig of continu?

De echte waarde van idea management zit hem niet in het uitvoeren van een idee generatie een keer of zelfs een keer per jaar. De echte waarde zit hem in het continue doorlopen van dit proces. Net als sales. De meeste bedrijven redden het niet om een keer per jaar een maand aan sales te doen. Zouden we wel fijn vinden, maar dit is niet hoe je een echte constante groei doormaakt. Je wil een continue stroom aan ideeën genereren. Dat betekent dat er ook een goed proces moet zijn om continu nieuwe vraagstukken in te dienen waar ook continu nieuwe ideeën voor ingediend worden.

Idea management Tools

Vroeger deelde men alleen ideeën mondeling. Iemand deelt een goed idee met zijn manager. Later kwamen hier ideeën bussen bij om medewerkers een plek te geven om ideeën in te dienen. Echter werken dit soort systemen lang niet zo makkelijk als de tijd waarin we nu leven waar het merendeel digitaal gaat. Uiteraard is de digitale plek een extra plek waar ideeën gedeeld kunnen worden en gaat het niet in plaats van het fysieke contact tussen mensen. Toch heeft het digitale vele gemakken: geen beoordeling door je manager, minder sociaal contact nodig om iets in te dienen, kunnen reageren op verschillende vraagstukken met ideeën ipv zo maar een idee dat je te binnen schiet, het gestructureerd indienen van een idee, het gestructureerd reageren op een ingediend idee, etc. Dit soort software wordt dan ook Idea Management software genoemd. Een voorbeeld hiervan is Accept Mission. Een platform dat bestaat uit verschillende idea management tools en ook nog eens gamification elementen ingebouwd heeft voor nog meer aantrekkingskracht en betrokkenheid van de gebruikers.

Size doesn’t matter

Voorheen waren alleen hele grote organisaties bezig met idea management. Het was ook vrij kostbaar en je moest goed georganiseerd zijn om dit te kunnen laten slagen. Ze schaften peperdure software met peperdure consultancy aan en op een plek op het intranet konden medewerkers ideeën indienen. Tegenwoordig wordt idea management echt toegankelijk gemaakt voor werkelijk ieder bedrijf. Software is goedkoper geworden en implementatie is handig, maar niet per se noodzakelijk. Accept Mission alleen al is al beschikbaar voor een paar euro per maand per gebruiker. Het resultaat wat je kunt bereiken is wel aanzienlijk.

Waar begin je met Idea Management

Dat is simpel… begin bij het begin en start met een innovatiestrategie of zelfs een idea managementstrategie. De strategie geeft aan wat de doelen gaan zijn die nodig zijn om te behalen. Deze strategie is gekoppeld aan de innovatiestrategie. In kleinere bedrijven voegen wij beide strategieën samen om het niet complex te maken. Meer mature organisaties gaan dit al snel willen opsplitsen. Vervolgens is het belangrijk om op basis van de doelen een goede aanpak de definiëren. Hoe gaan we die doelen behalen. Dit is feitelijk wat strategie in de basis is. Na de strategie is het belangrijk de organisatie goed in te richten op basis van taken en verantwoordelijkheden, processen, tools, KPI’s en cultuur. Heb je dit ingericht dan is het meestal belangrijk om goed de tool in te richten die je gaat ondersteunen bij het genereren van ideeën (ophalen), het selecteren van ideeën, beoordelen, samenwerken om het uit te bouwen en het tracken van de voortgang van de ideeën in de praktijk.

Next steps: Laat gerust even weten als je interesse hebt om hier over te spreken. Dit is wat wij als bureau al 10 jaar doen. Zowel in fysieke vorm met sessies, hackathons, beste idee events, maar ook met software dat we ontwikkeld hebben: Accept Mission. Met dit platform hebben we tools ontwikkeld die bedrijven gebruiken voor challenges, undercover missions en het managen van de inboxen. Neem contact op