Meer dan 10 jaar geleden werkte ik voor een groot IT-consultancy bedrijf. Ik kwam daar als twintiger binnen en alles met betrekking tot professioneel werken was nieuw voor me. Ik had wel voor andere bedrijven gewerkt, maar nog nooit voor een bedrijf waar zo veel formulieren en Excelsheets aanwezig waren. Nieuwe opdrachten, onboarding, offboarding, strategieën, etc. Voor alles was een procedure. Op het intranet was er zelfs een heel onderdeel aan gewijd. Boring! Dacht ik toen. Toch weet ik nu dat alles goed inrichten in processen heel waardevol is. En lastig om bij te houden. Maar als het je lukt, dan levert dit veel waarde op!

“Door structuur en richting te creëren ontstaat de vrijheid en creativiteit om het beste resultaat te leveren.”

De ontwikkeling van playbooks
Creatieve Koppen bestaat nu bijna 7,5 jaar. Pas enkele jaren geleden kreeg ik echt door dat dingen doen volgens een plan beter is dan steeds opnieuw aanpassen en improviseren. Beide leveren misschien hetzelfde resultaat op (zelfs dat durf ik te betwijfelen), maar de foutkans gaat omlaag en de efficiëntie gaat omhoog als je voor processen die steeds opnieuw worden uitgevoerd een procedure hebt. Het kost je minder moeite om minimaal dezelfde kwaliteit te behalen. Tegenwoordig hebben we voor bijna alle belangrijke processen binnen ons bedrijf een playbook; een document dat beschrijft hoe we zakendoen, waar we op letten, hoe we met uitzonderingen omgaan en welke regels we hebben afgesproken.

De ‘80/20-regel’
We ontwikkelen nu playbooks voor afdelingen, rollen, projecten, producten en diensten. Op deze manier verlopen processen telkens voor 80% hetzelfde, zodat je de andere 20% kunt focussen op de excepties. Uiteindelijk is het altijd maatwerk. Vroeger ging dit proces precies andersom. 20% was hetzelfde en voor 80% deden we zaken weer nét wat anders. Deze omslag van 20% naar 80% is waar de groei van effectiviteit en efficiëntie zit.

Klaar voor de tijdsinvestering
Playbooks ontwikkelen deden we niet vanaf het begin. Niet omdat we niet zagen dat dit goed was, maar omdat we intern nog teveel bezig waren met ontwikkelen en onze werkwijze überhaupt bepalen. Playbooks ontwikkelen is zelf ook een proces en een behoorlijke tijdsinvestering. Na een aantal optimalisaties van ons bedrijf en ook met een aantal slagen in professionaliteit van ons team kunnen we het nu wel goed ontwikkelen en ook bijhouden. Daarin merk ik goed dat we groeien als team en in onze professionaliteit.

Soorten playbooks:

  • Organisatie playbook – Hoe run je je bedrijf. Structuur, ritme, vergaderingen, afdelingen, etc.
  • Afdeling playbooks – Voor iedere afdeling een playbook. Hoe draai je de afdeling inclusief afhankelijkheden van andere afdelingen, wat is je ritme en hoe zijn de verantwoordelijkheden verdeeld.
  • Product playbooks – Voor ieder product dat je levert een playbook voor het leveren van het product. Wat is het proces en wat zijn de rollen.
  • Rollen playbooks – Voor iedere rol in een project een playbook.

Vragen?
Heb je vragen over playbooks? Stel ze aan een van ons. Vragen over het ontwikkelen van innovatie? laat ons je helpen. We helpen en delen onze ervaring graag!

Meer over Innovatieontwikkeling