BIG Idea Challenge voor informatievoorziening Gemeente Amsterdam

Het Ingenieursbureau van Gemeente Amsterdam, wilde vanuit de afdeling Informatievoorziening, innovatie stimuleren. En bij de directie aantonen dat dat je met een vernieuwde aanpak in weinig tijd ontzettend veel kan bewerkstelligen. Dit is gelukt! In een doorlooptijd van 6 weken hebben we waardevolle ideeën opgehaald en geselecteerd. Middels de inzet van zowel online (Accept Mission) als fysieke sessies met een klein kernteam.

Gemeente Amsterdam

Het Ingenieursbureau is de partner binnen de gemeente Amsterdam op het gebied van inkoop, techniek en projectrealisatie in grond-, weg- en waterbouw. Zij hebben expertise op het gebied van civiele constructies, water en deltatechnologie, stedelijke inrichting en milieu, infrastructuur en verkeersadvies en project- en contractmanagement.

Situatie

Binnen het Ingenieursbureau Amsterdam zijn er op allerlei plekken ontzettend veel informatie beschikbaar. Echter hoe vind je als medewerker nu de juiste informatie op een effectieve & efficiënte wijze? Door het uitvoeren van een BIG Idea Challenge is het doel om ideeën die bij de medewerkers leven om verbeteringen hierop door te voeren aan te dragen en ook daadwerkelijk te realiseren.

Project

Kick-off: samen met de opdrachtgever en het kernteam hebben we de scope van de opdracht helder gekregen middels een kick-off.

Preparation: op basis van de scope hebben we een plan gemaakt wie we bij de Idea Challenge willen betrekken, wanneer en hoe we zo veel mogelijk medewerkers op een effectieve wijze kunnen stimuleren om actief deel te nemen aan de challenge.

Idea challenge: er zijn in totaal 135 man uitgenodigd, waarvan 93 actief hebben deelgenomen. In 5-tal rondes zijn er 846 ideeën opgehaald.

Selecting long list: samen met het kernteam hebben we ideeën gecategoriseerd en een long list gemaakt met 15 potentiele projecten.

Selecting mission: deze 15 potentiele projecten hebben we voorgelegd aan 9 belangrijke stakeholders. Aan de hand van een aantal vragen hebben ze de impact & verwachte investeringen ingeschat.

Resultaat & advies: op basis van de door stakeholders aangegeven waardes heeft het kernteam de resultaten geanalyseerd en keuzes gemaakt. Op basis hiervan hebben ze 5 concrete projecten geïnitieerd om dit jaar uit te voeren. De overige ideeën zijn geplaatst op de backlog, voor volgend jaar.

Resultaat

  • 846 ideeën
  • Top 15 potentiële projecten
  • Top 5 innovatie projecten opgestart
  • 10 projecten geplaatst op de backlog voor later
  • Stakeholders betrokken zonder onnodige fysieke meetings
  • Enthousiaste medewerkers door gamification onderdelen
  • Hoge betrokkenheid door gamification
  • Korte doorlooptijd (6 weken!)